„Unsere Supportmitarbeiter können nun sofort auf Kundenfragen zu Rechnungen, Zahlungen, Nutzungen, Paketen und vieles mehr reagieren.“ – Ruslan Bondarev, CTO.

Company SMTP
Industry Cloud Applications

Der Kunde

SMTP bietet Cloud-basierte E-Mail-Versanddienste

Die Herausforderung

Sie mussten ein veraltetes Abrechnungssystem ersetzen, das sie Zeit, Einnahmen und Kunden kostete.

Die Lösung

Zuora implementierte ein Abrechnungssystem mit schnellerer Rechnungsstellung, einer zuverlässigen Reporting-Funktion für leichtere Audits und einer Salesforce-Integration für einen besseren Kundenservice.

Die Vorteile

SMTP verzeichnete allein durch die Erstellung übersichtlicherer Rechnungen einen Umsatzanstieg. Sie reduzierten die Zeit, die für die Abrechnung und Audits aufgewendet werden musste, um mehr als die Hälfte.

„Zuvor mussten sich vier Vollzeitkräfte mit dem monatlichen Abrechnungsprozess auseinandersetzen, die von zwei weiteren Mitarbeitern unterstützt wurden. Jetzt, wo wir Zuora nutzen, kümmern sich zwei Personen um den ganzen Prozess, inklusive Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Mahnung, Rückerstattungen und Rechnungsanpassung.“ – Ruslan Bondarev, CTO

Die Story von SMTP


Zuora hat das Abrechnungssystem von SMTP.com extrem vereinfacht und ihre Auditverfahren optimiert.

SMTP optimiert den Versand von E-Mails. Sie bieten Simple Mail Transfer Protocol-Dienste, was einfach nur ein schicker Begriff für den Prozess ist, der E-Mails vom Anwendungsserver eines Kunden über den ISP in den Posteingang eines Empfängers verschiebt.

SMTP.com hat mehr als 10.000 Kunden, die ihre E-Mails in kürzerer Zeit, mit geringeren Kosten und vereinfacht abwickeln.

SMTP hatte bei seinem früheren Abrechnungssystem mit einigen Schwierigkeiten zu kämpfen. Der Abrechnungsanbieter konnte nicht die erforderliche Systemstabilität, Datengenauigkeit und technische Unterstützung bieten. Das Ergebnis waren kostenintensive Rechnungsverzögerungen, zu hoch und zu niedrig berechnete Beträge und schleppende Konfliktlösungen. SMTP.com verlor nicht nur Einnahmen, sondern auch Kunden.

Außerdem war es für das Finanzteam aufgrund der eingeschränkten Funktionen des alten Systems schwer, sich auf die vierteljährlichen Audits vorzubereiten und diese zu bestehen. „Wir hatten keine Möglichkeit, alle erforderlichen Daten zusammenzustellen“, sagt Alena Chuprakova, Controller.

Mitarbeiter und selbst Mitglieder des Führungsteams verbrachten alle drei Monate mehrere Stunden damit, Informationen vom Abo-Abrechnungs-Anbieter manuell zusammenzutragen und diese irgendwie mit den internen Betriebsdaten in Zusammenhang zu bringen.

Es wurde Zeit für einen Wechsel. Das SMTP-Team nahm viele Angebote unter die Lupe und entschied sich für Zuoras Lösung. Dank Zuora konnte das Team die Abrechnungsprozesse straffen und automatisieren, was einen extremen Anstieg der Effizienz und Produktivität zur Folge hatte.

Die Geschäftsführung musste nun nicht mehr wertvolle Zeit mit der Überwachung der Abrechnungsprozesse verschwenden. Zuoras Zuverlässigkeit, Performance und Genauigkeit haben alle ihre Abrechnungsprobleme gelöst. Jetzt gehen Rechnungen rechtzeitig und vor allem fehlerfrei raus, wodurch die Zahlungen pünktlich eingehen. Zuoras Salesforce-Integration ist ebenfalls ein großer Vorteil. Die Mitarbeiter aus dem Kundensupport haben sofort Zugriff auf Kundendaten. Damit können sie schnell Fragen beantworten und entsprechende Anpassungen vornehmen. Zuoras zuverlässige Reporting-Tools bieten dem Team außerdem Einblick in die Abrechnungs- und Finanzprozesse. Das STMP.com-Team kann alle Zahlungs-Gateways überwachen und schnell eingreifen, falls technische Problem auftreten.

Dank Zuoras Hilfe konnte SMTP nicht nur seine Abrechnungsprobleme bewältigen, sondern das Unternehmen verfügt nun auch über die erforderlichen Ressourcen, um sein Serviceangebot samt der Abrechnungsprozesse mit nur wenigen Klicks zu erweitern.

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