4 Methoden, die für Ihren Buchungsabschluss hilfreich sein können

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Was steht mit ganz oben auf der Liste von Aufgaben, die CFOs und Inhaber kleiner Unternehmen gerne auf später verschieben würden? Der Buchungsabschluss. Aus diesem Grund wird die Unbeliebtheit dieses Arbeitsvorgangs auf einer Skala von 1 bis 10 auch bei ungefähr 9 registriert, neben der Wurzelbehandlung.

Trotz der Fortschritte, die hinsichtlich anderer Aspekte des Geschäftslebens erzielt wurden, zeigen Untersuchungen, dass Unternehmen heute für den Buchungsabschluss länger brauchen als vor fünf Jahren.

Ein Grund für diese Angaben könnte die Zunahme von Unternehmen sein, die auf wiederkehrenden Umsätzen basieren. Diese haben es aufgrund der komplexeren Abrechnungsmodelle, des höheren Geschäftsvolumens und des entsprechenden zusätzlichen Zeitaufwands für diese Abwicklung noch schwerer als produktbasierte Geschäftsmodelle.

Kalkulationstabellen zusammenzubasteln und Abonnementwechsel in den Umsatzlisten zu aktualisieren, ist selbst für die versiertesten Finanzteams eine Belastung, besonders für diejenigen, die nur mit herkömmlichen ERP-Systemen arbeiten.

Ohne ein umfassendes Abonnementnebenbuch als Ergänzung für Ihr Hauptbuch könnten Sie noch mit etwas Schlimmerem als dem unschönen Abschluss konfrontiert werden: zu einem Kunden nein sagen zu müssen, weil Ihr Abrechnungsverfahren nicht für die von ihm gewünschte Zahlungsart ausgelegt ist.

Was ist ein Abonnementnebenbuch? Es ist ein System, das zusammen mit dem Hauptbuch (SAP, Netsuite, Oracle):

  • die für ein Abonnement-Business notwendige Metrik liefert,
  • die Rechnungsstellung, Zahlungen für Abo-Geschäftsmodelle automatisiert,
  • die Erstellung von Umsatzlisten automatisiert,
  • Transaktionen in Journalbuchungen zusammenfasst, um den Buchungsabschluss zu vereinfachen.

ALTE GEWOHNHEITEN SIND ZÄHLEBIG

Über Jahre haben Finanzabteilungen und Führungskräfte nach Wegen gesucht, um typischen Schmerzpunkten entgegenzuwirken und den Buchungsabschluss für alle einfacher zu gestalten. Eine Studie hat tatsächlich ergeben, dass weltweit für 75 % oller leitenden Mitarbeiter im Finanzbereich der Buchungsabschluss zu den beiden wichtigsten Bereichen zählt, die sie verbessern möchten. Alte Gewohnheiten sind jedoch zählebig, und Quartal für Quartal sehen sich Unternehmen immer wieder in derselben Situation: Sie führen den Arbeitsablauf in gewohnter Weise durch, um die Abgabetermine einzuhalten und hoffen, dass eines Tages ein besseres System entwickelt werden wird.

Wie wir gesehen haben besteht für Abo-Unternehmen ein weitaus größerer Beweggrund, eine bessere Methode zu finden. Um den Gesundheitszustand Ihres Unternehmens zu erkennen und schnell Maßnahmen zur Wertsteigerung durchzuführen, benötigen Sie korrekte und prompte Berichte über die Finanzergebnisse Ihrer Organisation. Sagen wir, Sie sind ein Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 30 Mio. USD mit dem Bestreben, an die Börse zu gehen; da ein hohes Maß an Vertrauen in Ihre Umsatzerlöse eine entscheidende Komponente für die Unternehmensbewertung darstellt, müssen Sie in der Lage sein, korrekte und aussagekräftige Ergebnisse wiederzugeben. Dasselbe gilt auch für kleinere, wachsende Betriebe, die planen, weitere Finanzmittel zu beschaffen.

Die gute Nachricht ist, dass mehr Unternehmen ihren Arbeitsablauf beschleunigen, den Wert auf der Unbeliebtheitsskala verringern und sich auf befriedigerende Aufgaben konzentrieren können, sofern sie ihre Schwachpunkte kennen und das richtige Abonnementnebenbuch haben, um sie anzugehen.

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This data-driven, research-backed deck curated by Zuora CFO Tyler Sloat provides detailed insight into Zuora's business model and explores how CFOs in the Subscription Economy are preparing for the new revenue standards.

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„Für uns ist es die Fähigkeit, ein Produkt oder einen Service minutengenau abzurechnen und unseren Kunden nur zu berechnen, was sie tatsächlich abonniert bzw. genutzt haben. Mit einem Abonnementnebenbuch passt sich das System automatisch an, wenn wir rückskalieren müssen. Das ist ein außerordentliches, ja sogar das ultimative Versprechen der Cloud gewesen.“ Bruce McFadden, COO, Firehost

ERKANNTE HERAUSFORDERUNGEN

Es gibt drei große Herausforderungen für Unternehmen, die auf wiederkehrenden Umsätzen basieren.

1. Marktorientierte Preisbildungsstrategien

In der „Subscription Economy“ nehmen Ihre Kunden den Service entsprechend ihren individuellen Bedürfnissen in unterschiedlichem Umfang und zu verschiedenen Zeiten im Verlauf des Jahres in Anspruch. Das bedeutet, dass der Markt mehr denn je bestimmt, welche Servicepakete Sie anbieten und zu welchem Preis.

Dieser Durchfluss kann jedoch in Ihrem Abrechnungssystem ein Chaos anrichten und Ihr Finanzteam in den Wahnsinn treiben.

2. Umgang mit dem Abonnement-Lebenszyklus

Wenn Sie ein Abonnementgeschäft betreiben, ist Ihnen klar, dass es sich nicht mehr um „Einmal-und-erledigt“-Abschlüsse handelt. Ihr Business ist vom gesamten Lebenszyklus Ihres Produktes bzw. Services abhängig: erstmalige Anmeldung, Add-ons, Zusatzverkäufe, Einführung neuer Produkte, vorzeitige Abmeldungen usw.

Das Problem ist, dass herkömmliche ERP-Systeme und -Prozesse den Anforderungen für einen evolutionäreren Ansatz hinterherhinken.

3. Anforderungen an die kundenbezogene Rechnungsstellung

In herkömmlichen Geschäftsbetrieben können Sie nahezu lückenlos überwachen, was Sie Ihren Kunden berechnen und zu welchem Zeitpunkt. Um aber langfristige Kundenbeziehungen in einer Form aufzubauen, die notwendig ist, um in der „Subscription Economy“ erfolgreich zu sein, müssen Sie umdenken und den Fokus auf die Kundenzufriedenheit richten. Das bedeutet Gutschriften für einen zukünftigen Abrechnungszeitraum oder die Belohnung der Treue mit einem Rabatt.

Diese Art von Ad-hoc-Berechnungen und -Gutschriften bereitet Ihrem Finanzteam Kopfschmerzen am Ende eines jeden Abrechnungszeitraums.

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DAS ABONNEMENTNEBENBUCH ALS RETTUNG

Bevor wir zur nachfolgenden Prozessoptimierung kommen, lassen Sie uns noch einen Blick auf ein paar Methoden werfen, wie Abonnementnebenbücher für den Buchungsabschluss hilfreich sein können.

Es folgen vier typische Schwachpunkte, von denen Sie möglicherweise über die Leiter Ihrer Finanzteams gehört haben, und die Beschreibung, wie ein Abonnementnebenbuch dabei helfen kann, die Unzulänglichkeiten Ihrer herkömmlichen Abrechnungsmethoden anzugehen.

1. Schwachstelle im Umsatzrealisierungsprozess

„Wir führen unsere gesamte Umsatzrealisierung mit Tabellenkalkulationen durch. Sie ist nicht skalierbar und so können wir unser Geschäft nicht ausbauen. Wenn ein Kunde ein Abo-Upgrade oder -Downgrade durchführt, muss das in der Umsatzrealisierung schnell angepasst werden – und das ist äußerst schwierig, wenn man die Umsatzrealisierung mit Tabellenkalkulation verwaltet.“

Lösung: Abonnementnebenbuch-Umsatzrealisierungs-Management bietet Ihnen die Fähigkeit:

  • Regeln festzulegen, um komplexe Umsatzrealisierungsprozesse zu managen
  • Gebühren mit Umsatzrealisierungsregeln zu kennzeichnen
  • Gebühren mit Ertragskonten für eingegangene und verzögerte Zahlungen zu kennzeichnen
  • Umsatzrealisierungssteuerungsdaten zu überwachen
  • automatisch Listen mit eingegangenen und verzögerten Zahlungen zu generieren.

2. Schwachstelle bei der Rechnungsprüfung

„Für den Datenabgleich für den Buchprüfer muss ich die Daten aus neun Tabellenkalkulationen ziehen.“

Lösung: Anders als Hauptbücher, die Sie lediglich auf Soll und Haben einschränken, können Abonnementnebenbücher Beträge über mehrere Zeiträume verteilen. Sie verfügen auch über intelligente Algorithmen, die einmalige und wiederkehrende Zahlungen differenziert bearbeiten, anstatt sie alle „in einen Topf“ zu werfen.

3. Schwachstelle beim Forecasting: „Ich habe keine Einsicht in zukünftige Umsätze. Eine Liquiditätsplanung für die Budgetierung und Planung kostet mich Stunden.“

Lösung: Abonnementnebenbücher können Abonnement-Hauptmetriken, wie jährlich wiederkehrender Umsatz und Kundenabwanderung, berechnen und eine leistungsstarke Rule-Engine kann Abonnement-Änderungen jederzeit anpassen und daraus resultierende Umsatzerlöse neu kalkulieren.

4. Schwachstelle bei der Verdichtung des Hauptbuches

„Mein Hauptbuch kann keine Abonnements erfassen. Noch nicht fakturierte, verzögerte Umsätze kann ich nicht eingeben.“

Lösung: Buchungen im Summenjournal des Abonnementnebenbuches ermöglichen die automatische Erstellung von Einträgen im Debitoren-Kreditoren-Journal für Rechnungserstellung, Zahlung und Umsatz und gleichen Journalbuchungen mit dem Kontenplan ab. Sie können auf zwei Arten mit Ihrem Hauptbuch verknüpft werden: auf Summenebene oder auf Transaktionsebene. Welche Sie wählen, ist von Ihren Geschäftsanforderungen abhängig.

VERBESSERTER ABLAUF

Zusätzlich zu neuen Technologien gibt es fünf weitere Dinge, die Unternehmen sofort umsetzen können, um das Verfahren für ihren Buchungsabschluss umzugestalten. Wie immer im Leben, gibt es selbstverständlich auch hier keinen Königsweg in ein paradiesisches Rechnungswesen. Wenn Sie jedoch diese Konzepte mit der Implementierung eines Abonnementnebenbuches kombinieren, sind Sie auf dem besten Wege zu einem freundlicheren (und lukrativeren) Ort.

1. Überprüfen Sie die Systeme

Das Konzept und die Durchführung des Buchungsabschlusses sind ausschlaggebend für Ihren Erfolg und es kommt selten vor, dass ein einziger Vorgang im Prozessablauf den Buchungsabschluss eines Unternehmens verlängert. Eine der besten Methoden, um Problembereiche zu lokalisieren, ist eine Überprüfung der Systeme.

  • Welche Systeme setzen Sie derzeit ein?
  • Inwieweit unterstützen diese die Automatisierung exakter Transaktionen, Abwicklung und Rechnungslegung?

Nach der Überprüfung haben Sie zumindest ein Grundverständnis für die vielfachen Faktoren, die an Ihrem Buchungsabschluss beteiligt sind. Legen Sie die Überprüfungsdokumentation nicht einfach in einem Ordner im Aktenlager ab. Es sollte eine Unterlage sein, auf die Sie regelmäßig zurückgreifen, um die Prozessverbesserung zu verfolgen und andere Bereiche festzulegen, an denen gearbeitet werden soll.

2. Analysieren Sie den Ablauf der Geschäftsprozesse

Die Analyse des Ablaufs Ihrer Geschäftsprozesse zeigt Ihnen, welche Schritte Ihres Buchungsabschlusses manuell vorgenommen werden und zeigt, welche Dateneingaben synchronisiert oder automatisiert werden könnten. Es wäre z. B. sinnvoll, Rechnungsinformationen direkt in beide Systeme, das CRM-System und das Buchhaltungssystem, einzuspeisen.

3. Bearbeiten Sie Ihren Zeitplan für den Abschluss

Durch die Beobachtung Ihres Zeitplans für den Abschluss können Sie nachverfolgen, welche Tätigkeiten erledigt wurden sowie von wem und wann. Das kann wertvolle Informationen zu Optimierungsmöglichkeiten liefern, um schneller reagieren zu können.

4. Beurteilen und steuern Sie das Team

Ein optimierter Finanzabschluss ist das Ergebnis guter Teamarbeit. Wenn Sie anderen Mitarbeitern Entscheidungsbefugnis im Prozess zur Verbesserung des Abschlusses geben, werden sie sich mehr für das Ergebnis verantwortlich fühlen. Sie sollten sich zumindest einmal im Quartal mit dem Team zu einer Nachbesprechung des Abschlusses zusammensetzen, um festzustellen, was funktioniert hat und was nicht und über verbesserungswürdige Bereiche zu diskutieren.

All das setzt natürlich voraus, dass das richtige Team im Einsatz ist. Was aber, wenn Sie die Befürchtung haben, dass das nicht der Fall ist? Dann ist eine Beurteilung der Fähigkeiten der mit dem Abschluss beschäftigten Mitarbeiter erforderlich. Haben sie das Potential zur Verbesserung des Abschlussprozesses? Falls nicht, wollen Sie sie schulen, einen Berater beauftragen oder neue Mitglieder ins Team aufnehmen? Wie reagiert Ihr Team auf Veränderungen? Diese Kriterien helfen Ihnen bei der Erstellung eines Verbesserungsplanes, für den eine höhere Wahrscheinlichkeit besteht, dass er eingehalten wird.

5. Unterschätzen Sie niemals die Leistung einer Checkliste

Wenn Sie bis zum Hals in Ihrem hundertsten Abschluss stecken, mag Ihnen eine Checkliste als das Letzte erscheinen, wofür Sie Zeit haben. Jedoch setzen Organisationen auf der ganzen Welt, einschließlich Krankenhäusern, wo es um Leben und Tod geht, Checklisten ein – und das aus gutem Grund: Sie stellen sicher, dass die richtige Person, den richtigen Arbeitsschritt zur richtigen Zeit ausführt.

WIE ZAHLT SICH EINE PROZESSVERBESSERUNG AUS? SIE IST UNBEZAHLBAR.

Als Abonnement-Unternehmen wissen Sie sehr gut, dass so gut wie nichts „Business as usual“ ist. Und natürlich stellt auch der Buchungsabschluss keine Ausnahme dar.

Deshalb ist es für Sie umso wichtiger, die Herausforderung der Verbesserung durch eine Kombination aus einer umfassenden Abonnementnebenbuch-Lösung und Prozessoptimierung bzw. -überarbeitung anzunehmen und die Früchte davon zu ernten: weniger gestresste Mitarbeiter, niederere Compliance-Kosten, bessere Teamarbeit und mehr Zeit, um Ihre Kunden zufriedenzustellen.

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